1. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ (KVKK)
Özel Gebze Hisar Okulları / Özel Hisar Koleji ("Kurum" veya "Okul") olarak; öğrencilerimizin, velilerimizin, öğrenci ve veli adaylarımızın, web sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımızın ve tüm paydaşlarımızın kişisel verilerinin güvenliğine, mahremiyetine ve hukuka uygun şekilde korunmasına en üst düzeyde önem veriyoruz.
Çocuğunuzun eğitimi için bizimle iletişime geçtiğiniz veya kampüsümüz hakkında bilgi talep ettiğiniz andan itibaren, paylaştığınız her türlü bilginin Kurumumuzun emanetinde olduğunun bilincindeyiz. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK")’nun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla sizleri şeffaf, anlaşılır ve kapsamlı bir şekilde bilgilendirmek isteriz.
1.1. Veri Sorumlusunun Kimliği ve İletişim Bilgileri
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Özel Gebze Hisar Okulları (Özel Hisar Koleji) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
Kurum Unvanı: Özel Gebze Hisar Okulları / Özel Hisar Koleji
Kampüs Adresi:
Telefon Numarası:
Kurumsal E-Posta Adresi: info@ozelhisar.k12.tr
1.2. Velilerimiz ve Ziyaretçilerimiz İçin Güven ve Mahremiyet Taahhüdümüz
Web sitemizdeki iletişim formlarını, ön kayıt başvuru ekranlarını veya destek hatlarımızı kullanırken içinizin tamamen rahat olması temel önceliğimizdir.
Ticari Amaçla Paylaşmama Garantisi: Bizimle paylaştığınız ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi veya öğrenci bilgileri kesinlikle üçüncü taraf reklam ajanslarına, veri simsarlarına veya dış firmalara satılmaz, kiralanmaz ve ticari pazarlama amacıyla devredilmez.
Sınırlı ve Yetkili Erişim: İletişim veya ön kayıt formları üzerinden ilettiğiniz bilgiler, yalnızca talebinize yanıt vermek, eğitim süreçlerimiz hakkında sizi bilgilendirmek ve randevu/kayıt organizasyonunu sağlamak amacıyla sadece yetkili eğitim danışmanlarımız ve okul idaremiz tarafından görüntülenir.
Çocukların Üstün Yararı İlkesi: Bir eğitim kurumu olarak, çocuklara ve öğrencilere ait verilerin işlenmesinde "çocuğun üstün yararı" ve pedagojik gizlilik ilkelerine sıkı sıkıya bağlı kalırız.
1.3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileriniz
Kurumumuzla kurduğunuz ilişkiye (web sitesi ziyaretçisi, veli adayı, öğrenci adayı, kayıtlı veli/öğrenci) bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileriniz işlenebilmektedir:
Kimlik Bilgileri: Veli/veli adayı ve öğrenci/öğrenci adayına ait ad, soyad; kesin kayıt süreçlerinde T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri ve nüfus cüzdanı/kimlik kartı bilgileri.
İletişim Bilgileri: Telefon numarası (cep telefonu / sabit telefon), e-posta adresi, ikametgâh adresi ve acil durumlarda ulaşılacak yakın bilgisi.
Eğitim ve Öğrenci Bilgileri: Ön kayıt veya kesin kayıt aşamasında paylaşılan öğrencinin devam ettiği/mezun olduğu okul, sınıf düzeyi, kademe bilgisi (anaokulu, ilkokul, ortaokul, lise), akademik gelişim ve bursluluk/kabul sınavı bilgileri.
Talep, Görüş ve İletişim Kayıtları: Web sitemizdeki "Bize Yazın" iletişim formu, "Ön Kayıt Başvurusu" formu, kurumsal e-posta (info@ozelhisar.k12.tr), telefon veya WhatsApp destek hattı üzerinden ilettiğiniz mesajlar, sorular, randevu talepleri ve geri bildirimler.
İşlem Güvenliği Bilgileri: Web sitemizi ziyaretiniz sırasında 5651 sayılı Kanun gereği tutulan IP adresi, tarayıcı bilgileri, trafik logları, form gönderim tarih/saat damgaları ve KVKK/Gizlilik onay kayıtları.
Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri: Kampüsümüzü ziyaret etmeniz halinde, öğrencilerimizin ve ziyaretçilerimizin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan ziyaretçi giriş-çıkış kayıtları ve güvenlik kamerası (CCTV) görüntüleri.
1.4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak şu amaçlarla işlenmektedir:
İletişim ve Danışmanlık Süreçlerinin Yürütülmesi: Web sitemizdeki iletişim formu, telefon veya e-posta aracılığıyla ilettiğiniz soruların yanıtlanması, eğitim kadromuz ve okul kademelerimiz hakkında bilgi verilmesi ve kampüs tanıtım/görüşme randevularının planlanması.
Ön Kayıt, Kabul ve Kayıt İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi: Ön kayıt başvurularının alınması, öğrenci kabul ve bursluluk süreçlerinin değerlendirilmesi, eğitim-öğretim sözleşmelerinin kurulması ve ifası.
Eğitim ve Öğretim Faaliyetlerinin İcrası: 1739 sayılı Milli Eğitim Temel Kanunu, 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) yönetmelikleri çerçevesinde eğitim-öğretim, ölçme-değerlendirme, rehberlik ve psikolojik danışmanlık süreçlerinin yürütülmesi.
Yasal ve İdari Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: Milli Eğitim Bakanlığı (e-Okul, MEBBİS vb.), vergi daireleri, mahkemeler ve yetkili kamu kurumlarının zorunlu kıldığı bildirim, denetim ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
Kampüs ve Öğrenci Güvenliğinin Sağlanması: Okul bina ve eklentilerinde öğrencilerimizin, çalışanlarımızın ve ziyaretçilerimizin fiziki güvenliğinin temin edilmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi.
Bilgi Güvenliği ve İspat Yükümlülüğü: 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında erişim kayıtlarının tutulması, form onay kayıtlarının saklanması ve olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.
Kurumsal Duyuru ve Etkinlik Bilgilendirmeleri: Açık rızanızın bulunması halinde; okulumuzun kayıt dönemleri, bursluluk sınavları, eğitim seminerleri, sosyal-kültürel etkinlikleri ve duyuruları hakkında tarafınıza bilgilendirme yapılması.
1.5. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz; web sitemizde yer alan İletişim Formu ve Ön Kayıt Başvuru Formu, kurumsal e-posta adresimiz (info@ozelhisar.k12.tr), çağrı merkezimiz/sabit telefonlarımız, kurumsal WhatsApp destek hattımız ve kampüsümüzde gerçekleştirilen yüz yüze görüşmeler aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır. Bu veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
İlgili kişinin açık rızasının bulunması (KVKK m. 5/1): Web sitemizdeki iletişim ve ön kayıt formlarını doldururken onay kutucuğunu işaretleyerek verdiğiniz açık rıza ve bilgilendirme/tanıtım izinleri.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (KVKK m. 5/2-c): Ön kayıt taleplerinin değerlendirilmesi, veli-okul görüşmelerinin yapılması ve eğitim hizmet sözleşmesinin hazırlanması.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (KVKK m. 5/2-a, ç): 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, MEB mevzuatı, Vergi Usul Kanunu ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yasal zorunluluklar.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (KVKK m. 5/2-e): Talep, şikâyet ve hukuki süreçlerin takibi ile ispat kayıtlarının muhafazası.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK m. 5/2-f): Eğitim kalitesinin artırılması, kurumsal iletişim yönetimi ve kampüs güvenliğinin sağlanması.
1.6. Kişisel Verilerinizin Aktarılması ve Aktarım Amaçları
Kurumumuz, kişisel verilerinizi üçüncü şahıslarla ticari amaçlarla paylaşmama ilkesini benimsemiştir. Kişisel verileriniz, yalnızca KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen güvenlik ve gizlilik şartlarına uygun olarak ve sadece aşağıdaki zorunlu hallerde aktarılabilmektedir:
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yasal yükümlülüklerimiz gereği başta T.C. Milli Eğitim Bakanlığı (MEB), İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri, Sosyal Güvenlik Kurumu, Maliye Bakanlığı/Vergi Daireleri ve talep halinde adli/idari makamlar.
Teknik Altyapı ve Hizmet Sağlayıcılar: Web sitemizin güvenli barındırılması (hosting), kurumsal e-posta altyapısı, bilgi güvenliği ve okul yönetim yazılımlarının çalışması için gizlilik sözleşmesi ile bağlı olduğumuz yurt içi bilişim ve teknoloji altyapı sağlayıcıları.
Mali ve Hukuki Danışmanlar: Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların korunması amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki mali müşavirler ve hukuk danışmanları.
1.7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi ve İmhası
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta (Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı, Türk Borçlar Kanunu, Vergi Usul Kanunu, 5651 sayılı Kanun vb.) öngörülen yasal saklama süreleri boyunca güvenli ortamda muhafaza edilir.
İletişim ve Ön Kayıt Formu Verileri: İletişim formu veya ön kayıt başvurusu sonrasında kesin kayda dönüşmeyen başvurulara ait kişisel veriler, eğitim-öğretim dönemi kayıt süreçlerinin tamamlanmasını ve olası hukuki zamanaşımı sürelerini takip eden ilk periyodik imha döneminde, Kurumumuzun Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
İstenildiği Anda Silme İmkanı: Açık rızanıza dayanarak işlenen iletişim bilgilerinizin sistemlerimizden silinmesini info@ozelhisar.k12.tr adresine tek bir e-posta göndererek her zaman talep edebilirsiniz.
1.8. KVKK’nın 11. Maddesi Uyarınca Haklarınız
Kişisel veri sahibi (İlgili Kişi) olarak KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Kurumumuza başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
1.9. Haklarınız Kapsamında Başvuru Yöntemleri
Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak aşağıdaki kanallardan biriyle Kurumumuza iletebilirsiniz:
E-Posta Yoluyla: Sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden veya kimliğinizi teyit edici bilgilerle birlikte info@ozelhisar.k12.tr adresine e-posta göndererek.
Yazılı Başvuru Yoluyla: Islak imzalı dilekçenizi İnönü Mah. 1997 Sk. No:1 Gebze / Kocaeli adresindeki kampüsümüze şahsen teslim ederek veya noter kanalıyla göndererek.
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
